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„Wenn du es eilig hast, gehe langsam.“ Dieser Satz wirkt zunächst wie ein Widerspruch. In der Praxis ist er jedoch eine erstaunlich präzise Anleitung für viele Organisationsprobleme, insbesondere dann, wenn Teams im Dauerstress sind und trotzdem nicht vorankommen.

Wir wurden kürzlich in ein Unternehmen gerufen, weil zwei Symptome gleichzeitig auftraten: Doppelarbeiten und unerledigte Aufgaben. Manche Themen wurden mehrfach bearbeitet, andere blieben liegen. Die Organisation hing an einem bekannten Punkt fest: Es war nicht klar, wer eigentlich wofür zuständig ist. Die übliche Erklärung lautete: „Wir haben keine Zeit uns hinzusetzen und Rollen im Unternehmen zu klären.“

Eine Mitarbeiterin brachte es auf den Punkt: „Ich habe keine Zeit, einen Zaun zu bauen – ich muss die Hühner einfangen.“ So fühlt es sich an, wenn operative Dringlichkeit jede strukturelle Klärung verdrängt. Man ist ständig in Bewegung. Immer wieder wird etwas „eingefangen“ – nur um es kurze Zeit später erneut tun zu müssen.

Fehlende Rollenklärung im Unternehmen: Drei Jahre Hühnerfangen ist keine Effizienz

Im konkreten Fallbeispiel war das Unternehmen seit Jahren damit beschäftigt, die Folgen fehlender Klarheit zu kompensieren. Immer wieder mussten Dinge neu abgestimmt werden, Entscheidungen wanderten nach oben, Aufgaben wurden doppelt erledigt oder fielen durch, weil niemand eindeutig sagen konnte: „Das ist meins.“

Das Interessante ist: Viele Organisationen empfinden Rollenklärung als Luxus, weil sie „zu lange dauert“. Gleichzeitig bezahlen sie täglich den Preis dafür: in Form von Reibung, Wiederholungsschleifen und verlorener Aufmerksamkeit.

Der entscheidende Perspektivwechsel lautet: Rollenklärung im Unternehmen ist keine Zusatzarbeit. Sie ist produktive Arbeit. Denn sie verändert, wie alles Weitere läuft.

Rollen klar definieren: Warum 60 % Klarheit ausreichen

Ein häufiger Denkfehler ist Perfektionismus: „Wenn wir Rollen klären, dann müssen wir es richtig machen. Und dafür haben wir keine Zeit.“ In der Realität reicht oft ein anderer Anspruch: 60 % Klarheit.

• Was gehört eindeutig zu dieser Funktion?
• Wofür ist diese Rolle verantwortlich?
• Was ist explizit nicht Teil davon?

Ein solches „ausreichend gutes“ Set an Zuständigkeiten schafft Richtung. Und es lässt sich später verfeinern, wenn die Praxis neue Informationen liefert. Der große Gewinn ist: Man hört auf, das Rad ständig neu zu erfinden.

Das Alltagsbild: der Einkaufszettel

Dass dieser „Umweg“ am Ende schneller ist, kennen wir alle. Ein simples Beispiel: Einkaufszettel schreiben. Wer sich kurz hinsetzt, sammelt, sortiert und überlegt, was in welches Geschäft gehört, ist anschließend zügig und flüssig unterwegs. Wer darauf verzichtet, fährt dreimal los, vergisst Dinge, improvisiert – und nennt es dann „Zeit sparen“.

Organisationen funktionieren ähnlich: Kurz innehalten, ordnen, klären und danach geordnet losgehen.

Warum wir trotzdem nicht anhalten und Rollenklärung im Unternehmen vermieden wird

Wenn es so logisch ist, warum passiert es dann so selten? Oft ist es keine fehlende Einsicht, sondern eine innere Unruhe: die Angst, in dem Moment des Anhaltens etwas zu verpassen, Zeit zu verlieren oder Kontrolle abzugeben.

Im Fallbeispiel brauchte es mehrere Schleifen. Aus Angst wurde immer weitergemacht. Und erst die Erfahrung, dass es dadurch schlimmer wird, machte die Veränderung möglich. Manchmal hilft ein gutes Argument. Manchmal macht erst Erfahrung klug.

Und gleichzeitig gilt: Nicht jede Situation verlangt dieselbe Intervention. Genau deshalb schauen wir immer genau hin: Geht es wirklich um Rollenklärung im Unternehmen – oder um etwas anderes, das gerade blockiert?

Wie wir dir dabei helfen können die Rollen zu klären

Wir begleiten Führungsteams und Organisationen genau in solchen Situationen: Wenn operative Dringlichkeit strukturelle Klarheit verdrängt und dadurch Zeit, Energie und Wirksamkeit verloren gehen. Unser Ansatz ist bewusst pragmatisch: nicht perfekte Modelle, sondern ausreichend gute Klarheit, die schnell entlastet und sich weiterentwickeln lässt.

Wenn du magst, prüfen wir mit dir gemeinsam:
Wo fangt ihr gerade Hühner? Und welcher Zaun würde euch spürbar entlasten?

Wenn du Lust hast, hör dir auch gerne unseren 7 Minuten Podcast zum Thema „Rollenklärung im Unternehmen“ an – Wir freuen uns auf dich!